Drogi czytelniku — stało się — w jakiś sposób będziesz prowadzić (pierwszą) rekrutację. Co teraz? – „Nie wiem. O coś tam zapytam. Może chociaż przygotuję się i poszukam w internecie jakichś pytań. Aha, pewnie warto jeszcze, żeby przeczytać CV kandydata przed rozmową. Jakoś to będzie”. Jeśli taka odpowiedź krąży Ci po głowie, zachęcam do czytania dalszej części wpisu.

Jest spora różnica pomiędzy podejściem jakoś, a jakość. 🙂 Rozumiem, że masz dużo wątpliwości, zabierając się do pierwszej rekrutacji. Natomiast już na tym etapie możesz wprowadzić kilka dobrych praktyk. W tym wpisie podpowiadam, jak zadbać o siebie, o rekrutację i o kandydata. 🙂

Przede wszystkim zaopiekuj się sobą

Nie wiem, jak dla Ciebie, ale dla mnie prowadzenie mojej pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej wiązało się z dużym stresem. Biegałam po firmie, pytając różnych ludzi (włącznie z ówczesnym przełożonym) – „ale o co ja mam pytać?”. Przerzucałam n-tą stronę internetową pt. „jak prowadzić rekrutację”. Aktualnie nie pamiętam, ile z tych treści pomogło mi przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej, ale emocji było sporo.

Zasada nadrzędna — spokój 😊

Rozumiem, że to jest ważny moment w życiu, kiedy nagle zasiadamy po drugiej stronie rekrutacyjnego stołu i zmagamy się z różnymi emocjami. Spokojnie — na początek warto zastanowić się co może nam pomóc poradzić sobie z nimi.

Rada #1

Zapytaj siebie – czy to jest kwestia zaopiekowania się sobą i wykonania kilku ćwiczeń oddechowych. A może odpowiedniego przygotowania, abyśmy mogli poczuć się pewniej. W dodatku pamiętaj, że na rozmowie pojawi się prawdopodobnie, przynajmniej delikatnie zestresowany aplikant, który również wymaga naszej opieki.

Zadaj sobie odpowiednie pytania przed rozmową.

• Co pomoże mi w uspokojeniu moich emocji?
• Co budzi mój największy niepokój?
• Czego tak naprawdę nie wiem, przygotowując się do wywiadu?
• Co mogę zrobić, aby czuć się gotowym do prowadzenia rozmowy?
• W jaki sposób mogę sam przygotować siebie do takiego wywiadu?

W ten sposób sam zobaczysz, czego Ci brakuje i nad czym warto popracować lub co przygotować.

Rada #2

Jeśli jesteś debiutantem i masz taką możliwość, zapytaj kogoś bardziej doświadczonego w prowadzeniu rekrutacji, aby był z Tobą podczas niej. Zwłaszcza jeśli nie miałeś możliwości asystować wcześniej rekruterowi/om w prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli nikt z organizacji nie może Ci towarzyszyć, być może ktoś z Twoich bliskich mógłby z Tobą przećwiczyć taki symulowany wywiad. Poproś o spostrzeżenia i uwagi osoby, z którą prowadziłeś taką rozmowę. Całkiem prawdopobnie pomogą Ci spojrzeć na spotkanie z innej perspektywy.

Przygotuj pytania

Przygotowaniu pytań na rozmowę kwalifikacyjną prawdopodobnie poświęcę jeszcze osobny post ze względu na obszerność tematu.

Rozpocznijmy jednak od tego, że naprawdę warto przemyśleć pytania, które chcemy zadać. Tym bardziej, jeśli chcemy prowadzić świadomą i w miarę profesjonalną rozmowę kwalifikacyjną. Odradzam stosowania zasady „jakoś to będzie”, m.in. dlatego, że nawet najmniej doświadczony kandydat to zauważy.

Rada #3

Mam nadzieję, że nie zabrzmi to zbyt arogancko, jeśli na pytanie „jakie pytania zadawać” – odpowiem – z sensem. Pytania powinny być przede wszystkim dopasowane do stanowiska pracy i zgodne z celem rekrutacji. Innymi słowy, pytajmy o kwestie związane z przyszłą rolą, czyli o wymagane kompetencje i umiejętności potrzebne do wykonywania obowiązków na tym stanowisku. Warto, aby pojawiły się również pytania o postawy kandydata w różnych sytuacjach. Ważne kwestie to także te, o wartości i etykę pracy. Takie rozwiązanie pomoże sprawdzić, w jakim stopniu podejście tej osoby jest zbieżne z naszymi oczekiwaniami.

Rada #4

Czasem wydaje się to mało intuicyjne, ale dobrze jest zasięgnąć informacji również w przepisach prawa. Pomoże Ci to upewnić się, w jakim zakresie pytań kwalifikacyjnych możesz poruszać się na rozmowie o pracę w myśl kodeksu pracy.

Zorganizuj środowisko rozmowy

Kto by chciał mieć miłą atmosferę podczas rozmowy o pracę, ręka do góry 🙂 Odpowiedzialność za rozmowę kwalifikacyjną i jej atmosferę bierze każdy z jej uczestników. Jednak rola rekrutera jest szczególna, ponieważ powinien on stworzyć możliwie, jak najlepsze warunki do rozmowy z ubiegającym się o pracę. To on też, jako prowadzący, powinien zapewnić odpowiednią przestrzeń do wywiadu. Dotyczy to zarówno rozmów prowadzonych stacjonarnie, jak i zdalnie.

Rada #5

Zbierz wszystkie niezbędne informacje — co, jak, kiedy i z kim. Informacje prześlij do zainteresowanego, aby poczuł się zaopiekowany. Rozumiem, że być może wydaje się to oczywiste, jednak w przypływie emocji mogą zdarzyć się różne sytuacje i niedopowiedzenia. Na przykład zapomnimy poprosić o potwierdzenie spotkania ze strony kandydata; wysłać link do spotkania; czy podać dane osoby, z którą kandydat ma się spotkać. Mnie, mimo praktyki, nadal się takie sytuacje zdarzają, ale szybko interweniuję i naprawiam błędy. 🙂

Rada #6

Zapytaj jeszcze przed rozmową, czy kandydat czegoś potrzebuje z Twojej strony. W zależności od tego, w jakim trybie będzie się ona odbywać – zdalnie czy stacjonarnie – będą potrzebne inne zasoby. Warto się upewnić, czy ma on wszystkie informacje dot. spotkania i procesu oraz jakie ma potrzeby w związku z rekrutacją. Zainteresowanie aplikującym i kontakt buduje relacje już od początku.

Zadbaj o komunikację

Właściwie każda dobra relacja wymaga od nas pewnego rodzaju opieki. W rekrutacji budowanie właściwych relacji to jeden z filarów tej pracy. Aby dobrze zatroszczyć się o aplikującego i zbudować z nim więź należy udzielać mu informacji od początku procesu o tym, co będzie się działo. Komunikację budujemy już od momentu formułowania ogłoszenia o pracę, bo w zależności od jego treści, osoba decyduje się na aplikację (lub nie), na wybrane stanowisko. 🙂

Rada #7

Kandydaci często wskazują, że jedną ze słabości w ogłoszeniach o pracę jest właśnie brak informacji o dalszych krokach w procesie. Jeśli ktoś wykazał zainteresowanie naszym ogłoszeniem i chce nawiązać relację z firmą – zadbajmy o to.

Rada #8

Poinformuj aplikanta przed rozmową, co będzie się działo na spotkaniu; czego oczekujesz; co powinien przygotować/czego może się spodziewać; ile będzie trwać taka rozmowa i z kim będzie prowadzona. Jeśli to nie Ty kontaktujesz się z kandydatem, dopilnuj, aby otrzymał on takie informacje od osoby prowadzącej proces.

Rada #9

Na spotkaniu powiedz, jak będzie taka rozmowa przebiegać. Przedstaw siebie, stanowisko, które zajmujesz i to, na które rekrutujesz. Wartością dodaną będzie jeszcze raz przedstawienie stanowiska pracy i Twoich oczekiwań. Dostarcz mu jak najwięcej informacji, w kwestiach, które go interesują w zakresie organizacji i stanowiska pracy.

Rada #10

Poinformuj, kiedy Ty będziesz zadawać pytania, a kiedy zaproszona osoba może zadawać swoje (bo taka przestrzeń też powinna być przygotowana przez Ciebie jako rekrutera). Po takim wprowadzeniu swobodnie możesz przejść do prowadzenia wywiadu.

Rada #11

Pod koniec spotkania poinformuj rozmówcę, jak wygląda procedura podejmowania decyzji. Co będzie dalej, kiedy otrzyma odpowiedź. W jednych firmach rekruterzy udzielają informacji od razu na spotkaniu. W innych organizacjach rekrutujący podają przybliżony termin udzielania odpowiedzi.

Rada #12

Ja informuję kandydata o tym, jakie będą kolejne kroki już w pierwszym mailu lub na spotkaniu. Jeśli chodzi o termin udzielenie odpowiedzi, umawiam się z kandydatem na ramy czasowe przesłania wyniku. Ustalam z nim także, kanał komunikacji, za pomocą którego otrzyma ode mnie odpowiedź. Pamiętaj, że Ty możesz mieć swoje sposoby i robić to inaczej. Znajdź swój styl. 😉

Rada #13

Kiedy już będziesz po rozmowie, przekaż kandydatowi swoją odpowiedź. W zależności od ustalonych warunków zrób to osobiście lub przez osobę prowadzącą z nim kontakt. Ważne, abyś przestrzegał zasad, które wspólnie ustaliliście. Równie istotne jest dotrzymanie terminu odpowiedzi, na który umówiłeś się z kandydatem. Dobrze, jeśli Twoja odpowiedź będzie zawierała również szczerą, życzliwą i rozbudowaną informację zwrotną z jej uzasadnieniem.

Najważniejsze – kandydat

Może powinnam zacząć od tego, ale postanowiłam zostawić na deser. Trudno pisać, o czymś tak oczywistym, jak rada pt. przed spotkaniem przeczytaj CV kandydata. Praca w rekrutacji to przede wszystkim poznawanie drugiego człowieka, może zatem napiszę — miej otwartą głowę, słuchaj i bądź ciekawy swojego kandydata. Kto wie, co ciekawego ma do przedstawienia Tobie na rozmowie. 😊

PS. Doświadczenie pierwszej rekrutacji

Do prowadzenia swojej pierwszej rekrutacji przygotowywałam się bardzo długo. Wypytałam chyba wszystkich współpracowników o potencjalne pytania. Spisałam je. Termin umówiłam z kandydatem, a ponieważ to była rozmowa zdalna, to sprawdziłam też łącze internetowe, które było OK. Szło całkiem nieźle — osoba się pojawiła, agendę przedstawiłam, pytania też w porządku, atmosfera super, tylko po 20 minutach wyłączył mi się laptop. 😉

Ciekawa jestem, jakie Ty masz doświadczenia z prowadzenia pierwszych wywiadów kwalifikacyjnych 😀