Na temat kosztów nieudanych procesów rekrutacyjnych napisano już wiele, łącznie z uwzględnieniem kalkulacji (często dużych) konkretnych kwot. Jednak jakość procesu rekrutacji w organizacjach nadal jest dość mocno zróżnicowana. Można odnieść wrażenie, że nie przykłada się odpowiedniej uwagi do kosztów rekrutacji, które potrafią być naprawdę bardzo wysokie. Dlaczego tak się dzieje? 

Dlaczego wciąż spotykamy się z rekrutacjami, których „koszty” są widoczne, ale najczęściej dopiero w postaci mało przychylnych komentarzy na popularnych portalach służących do oceny kultury pracy i procesów w firmach? Gdzie są koszty, których „nie widać”? I dlaczego dotykają one wszystkich (organizacje, rekruterów i kandydatów)?

*Pierwotny tekst wyszedł mi długi (bo temat niezwykle istotny a często pomijany i chciałam zawrzeć najważniejsze informacje), dlatego zdecydowałam się go podzielić na dwie części. W tym artykule poruszę kwestię procesu do momentu zatrudnienia kandydata w sposób bardziej ogólny. W drugiej części tego tematu podejmę się opisu kosztów również po zatrudnieniu i jak wpływają one na uczestników rekrutacji. 

„Co z oczu, to z serca”

To powiedzenie doskonale oddaje sprawę, której będzie poświęcony ten wpis. Koszty rekrutacji są często traktowane jako koszty alternatywne, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka. Czy znasz pojęcie kosztu alternatywnego? Jeśli nie, to wyjaśniam poniżej.

Koszt alternatywny to pojęcie z dziedziny ekonomii. Wikipedia podaje: „Koszt alternatywny (również koszt utraconych możliwości lub koszt utraconych korzyści) – stanowi on miarę wartości utraconych korzyści w związku z niewykorzystaniem w najlepszy sposób dostępnych zasobów. Inaczej mówiąc, koszt alternatywny jest to wartość najlepszej z możliwych korzyści, utraconej w wyniku dokonanego wyboru.” 

Opisując to po swojemu, powiedziałabym, że koszt alternatywny, to koszt, którego nie dostrzegamy od razu. To wszystkie działania podjęte lub zaniechane, które skutkują tym, że nie osiągamy tego, czego chcemy lub tego, co moglibyśmy osiągnąć (a w radykalnych przypadkach nawet tracimy). Czasem są to zasoby finansowe, innym razem zasoby potencjału ludzkiego, czasem występują oba rodzaje kosztów tych zasobów, a czasem dochodzą jeszcze inne. 

Ponieważ nie dostrzegamy od razu, że jeden nieudany proces rekrutacyjny kosztował(by) na przykład półroczne wynagrodzenie jednego z pracowników, to nie przyglądamy się temu procesowi uważnie. Tym bardziej, że nie widzimy do końca bezpośredniego przełożenia zatrudnienia jednej osoby na wpływ kilku (do kilkudziesięciu) osób i ich czas, pracę, a przez to funkcjonowanie firmy i pieniądze.

Ostatecznie, rekrutacja od momentu zgłoszenia potrzeby zatrudnienia nowej osoby do momentu, chociażby publikacji ogłoszenia, jest w pewnej części kosztem przyszłym, a nie poniesionym, prawda? Niekoniecznie, choć czasem można odnieść takie wrażenie. Wszystko zależy, na jakim etapie tego procesu jesteśmy i co już zrobiliśmy.

Po zatrudnieniu też nie zawsze zdajemy sobie sprawę z kosztów poza „tylko” wynagrodzeniem dla danej osoby. Przeoczamy inne, ważne obszary, które są źródłem kolejnych wydatków. Zachęcam do dalszej lektury tego wpisu, na temat tego, gdzie mogą się skrywać te potencjalne koszty, które sprytnie omijają nasze oczy. 

Gdzie te koszty? 

Zgadzam się, że pierwsze wydatki, które mogą przyjść na myśl, to zapłata za ogłoszenie, a później jeszcze wynagrodzenie pracownika. Dodam tylko, że pewnie istnieją darmowe sposoby promocji ogłoszeń. To hm… po co ta cała dyskusja? Zacznijmy od przeanalizowania krótko procesu rekrutacji w bardzo uproszczonym modelu.

Potrzeba zatrudnienia ➡️ ogłoszenie ➡️ rozmowy (czy testy) ➡️ zatrudnienie.

Czy widzisz już możliwe wydatki na każdym z tych etapów? Jeśli nie, to przyjrzyjmy się temu bliżej.

Potrzeba zatrudnienia

Od chwili, kiedy pojawia się potrzeba obsadzenia nowej roli, rozpoczynają się konsultacje na temat rekrutacji. Już w tym momencie podejmuje się działania, a pewne osoby zostają zaangażowane w tematy typu:

• kto jest potrzebny (często też w kontekście wynagrodzenia i wymaganych umiejętności), 
• od kiedy jest potrzebny (często, kiedy ta osoba będzie mogła rozpocząć pracę i jaki może mieć okres wypowiedzenia, 
• jak napisać ogłoszenie (dodatkowo, gdzie znaleźć informacje o widełkach na podobne stanowiska), 
• gdzie umieścić ogłoszenie (jak działają portale z ogłoszeniami i ile kosztują), itp. 

Teraz się zastanówmy — czy praca osób zaangażowanych w te działania jest darmowa? Jeśli nie, to czy otrzymują wynagrodzenie godzinne, tygodniowe czy miesięczne? Ile jest osób zaangażowanych? Jaki jest koszt ich pracy? Jak długo prowadzimy konsultacje i ile czasu zajmuje podjęcie decyzji? 

Ogłoszenie

Czasem można skorzystać z bezpłatnych serwisów i portali z ogłoszeniami o pracę, tym niemniej gdy zależy nam na popularnych portalach, to mimo wszystko jakieś środki musimy na to przeznaczyć. 

Jesteśmy w kraju należącym do Unii Europejskiej, gdzie obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak RODO (z ang. GDPR). W związku z tym, czy mamy dobrze uregulowane te kwestie w swojej organizacji, zanim oficjalnie opublikujemy proces rekrutacji? Jeśli nie, to czy mamy specjalistę/-tkę od tego, który/-a mówiąc kolokwialnie „nam to załatwi”? Ile wynosi usługa takiej osoby albo jej wynagrodzenie za przygotowanie dokumentów i procedur zgodnych z wymogami?

Rozmowy (i inne etapy)

Umówmy się, że udało nam się wszystko załatwić w miarę sprawnie. Mamy zatem procedurę RODO i przygotowany plan rekrutacji oraz gotowe ogłoszenie. Możemy publikować. Po pewnym czasie od publikacji pojawiają się pierwsze chętne osoby. Jednak czy wybieramy osoby losowo? Nawet jeśli opieralibyśmy się tylko na dokumentach aplikacyjnych, to i tak ktoś musi je przejrzeć, a to wymaga czasu. 

Najczęściej też chcemy te osoby poznać osobiście i z nimi porozmawiać. Dodatkowo często skłanialibyśmy się do tego, żeby jeszcze zapoznać się z ich umiejętnościami i tym, co mogą zaoferować organizacji. Naturalnie zatem decydujemy się na przygotowanie zadania lub przeprowadzenie rozmowy o umiejętnościach specjalistycznych, ewentualnie zrobienie testu, czy zaprojektowanie i zorganizowanie centrum oceny (ang. Assessment center). Wszystko po to, abyśmy mogli uzyskać najlepsze dopasowanie kandydata/-tki do organizacji.

Jeśli osoba, której szukamy, ma bardzo specyficzny rodzaj kompetencji i chcemy skorzystać z agencji rekrutacyjnej do „zadań specjalnych” lub zorganizować działania marketingowe, to ile trzeba zapłacić takiej agencji lub naszym specom od marketingu?

Ile tych rozmów było? Ile osób było zaangażowanych w prowadzenie rozmów, przeprowadzanie zadań oraz ewaluacji? Jak długo zajmowało przygotowanie pytań / zadania (lub zadań) do procesu? Jakie są stawki wynagrodzenia tej osoby / wynagrodzeń tych osób, które były zaangażowane w nasze działania? A może korzystamy z usługi, która tworzy dla nas testy rekrutacyjne? Ile ona kosztuje?

Pytania postawione wcześniej mają na celu wesprzeć nas w rozważaniu kosztów  przedsięwzięcia całościowo. Aby jednak przejść do dalszej części naszej kalkulacji, przyjmijmy, że dobrnęliśmy do końca selekcji i wybraliśmy kandydata/-tkę i zaproponowaliśmy jemu/jej ofertę pracy w firmie. Załóżmy, że kandydat/-tka się zgodził/-a bez wahania. Co teraz?

Zatrudnienie

Teraz przychodzi czas na zatrudnienie. Chcemy umowę na piśmie (raczej większość tak wybiera). Kto ją jednak przygotuje? Czy potrafimy to zrobić samodzielnie? Czy potrzebujemy pomocy prawnika? Jeśli potrzebujemy specjalisty ds. prawa, to ile będziemy musieli temu specjaliście zapłacić? Co jak dojdzie do negocjacji umowy? Ile czasu poświęcimy na porozumienie się w tej sprawie — kto zapłaci za czas prawnika i innych osób zaangażowanych w negocjacje?

Powiedzmy, że w naszym scenariuszu wszystko idzie gładko. Negocjacje trwały dwa dni i obie strony się zgodziły — umowa jest podpisana. Czas na start pracy. Ale czy to już koniec naszych wydatków? Byłoby pewnie pięknie, jednak to dopiero początek, i to pewnie tej mniejszej części! 😅 Co dzieje się z kosztami po zatrudnieniu? O tym już w drugiej części artykułu. 

Na zakończenie pierwszej części

W tym miejscu robię przerwę, ponieważ czuję, że już na tym etapie można przeżyć mały, finansowy zawrót głowy, a co dopiero może być później. 😅

Chcę zaproponować Ci ćwiczenie. Weź jakiś, sobie najbliższy, przykład i oblicz, ile może wynieść koszt takiej rekrutacji w Twoim otoczeniu lub ile Ty spędziłeś/-aś czasu na ostatnie poszukiwania pracy. Może się okazać, że to będzie bardzo pouczające zadanie, które zmusi Cię do zastanowienia, ile inwestuje się w ten obszar. 😉 

Chcę też podkreślić, że rekrutacja to nie jest tylko jeden czy dwa najbardziej widoczne elementy. Najczęściej jest tak, że jest ich wiele, bo to proces złożony, który dotyka mnóstwo osób — organizacje, zespoły rekrutujące, kandydatów i kandydatki. Jednak o tym, już w kolejnej części.