W tym wpisie chcę się podzielić krótką historią związaną z ewaluacją, informacją zwrotną oraz komunikacją. To tematy typu rzeka. Temat informacji zwrotnych zdaje się być na ustach wszystkich, przewijając się przez różne przypadki, metody i narzędzia. Warsztaty na temat skutecznej komunikacji rosną obecnie w popularności niemal jak grzyby po deszczu. Ewaluacja z kolei często jest postrzegana jako synonim oceny. Ale jak to wygląda w życiu codziennym? Pozwólcie, że opowiem pewien przypadek, którego byłam uczestniczką.

Kiedyś, jako osoba, która jeszcze nie miała zbyt dużego doświadczenia, otrzymałam zadanie wprowadzenia do procesów rekrutacji specjalisty technicznego. Chciałam być bardzo profesjonalna i wydawało mi się, że zrobiłam wszystko, co było konieczne. Opowiedziałam tej osobie o procesie i systemie oceny, omówiłam profile kandydatów, a na koniec powiedziałam: „Po przeprowadzeniu rozmowy, proszę napisz ewaluację”.

Był proces, była rozmowa z kandydatem i była też ewaluacja. Zresztą całkiem pozytywna. W ewaluacji przewijały się frazy „Kandydat posiadał całkiem sporą wiedzę”, „zadania wykonywał okej”, „sposób rozwiązania problemów był obiecujący”.

Jednakże ocena w każdej z kategorii wynosiła 3/5, gdzie 5 oznaczało najwyższy poziom. Po kilku dniach, a może nawet tygodniu, przyszła chwila podsumowania ewaluacji kandydata i podjęcia decyzji, czy kontynuować proces rekrutacji.

Wydawało się, że mam wszystkie niezbędne dane. Prezentuję profil kandydata wraz z oceną z rozmowy technicznej przed swoim przełożonym, a on mówi: „Wszędzie ma po 3 punkty. W mojej ocenie to za słabe wyniki i nie spełnia naszych potrzeb. Odrzucamy go.”

To było przykre, ponieważ początkowo kandydat po opisie wydawał się być obiecujący, ale jeśli przełożony mówi „odrzucamy”, to oznacza, że odrzucamy.

Postanowiłam napisać informację zwrotną dla kandydata. Trzymam się zasady, że lepiej jest powiedzieć kandydatom, co mogą poprawić, aby być może spróbować ponownie w przyszłości.

Tym razem nie było inaczej, jednak okazało się to znacznie trudniejsze niż zazwyczaj. Zabrałam się za pisanie, dlaczego odrzuciliśmy kandydata, na podstawie których braków jego kandydatura została odrzucona, a ja się zorientowałam, że właściwie mam same odpowiedzi pt. „Tu całkiem nieźle”, „to było nawet okej”, „fajne podejście do problemu”. 

Zazwyczaj od rekruterów otrzymywałam informację zawierającą opis obszarów do rozwoju. Zatem to, że nie muszę tego mówić, bo to było przecież „oczywiste” i każdy tak robi i nie muszę o tym mówić.

Dopiero w momencie, kiedy chciałam odpisać, zdałam sobie sprawę, że nie mogę napisać kandydatowi takich ogólników, bo jaką wartość z nich będzie mieć kandydat? Co powinien poprawić, skoro może nie było świetnie, ale większość była całkiem w porządku?

Idę do rekrutera, który przeprowadził rozmowę z kandydatem i napisał tę ewaluację. A on mi odpowiada: “ale ja miałem ostatnio kilka rozmów z różnymi kandydatami. Nie pamiętam już tamtej rozmowy. Niestety nie dam Ci konkretów”. 

Co byś zrobił/-a w takiej sytuacji?

Mogę Wam wyłącznie powiedzieć, że odpisałam wtedy tamtemu kandydatowi, jednak nie pamiętam już co. Niemniej cała sytuacja dała mi kilka bardzo cennych lekcji, które towarzyszą mi do dziś w mojej karierze zawodowej.

Lekcja #1: Ewaluacja to nie tylko ocena.

Wtedy się nauczyłam, że ewaluacja to nie wyłącznie ocena. Ewaluacja to pomiar i szacowanie, w jakim stopniu zrealizowaliśmy założony cel. W tym przypadku, w jakim stopniu nasz kandydat zrealizował kryteria i potrzeby kompetencyjne organizacji. W moim przypadku tego zabrakło.

Lekcja #2: Informacja zwrotna nie może być ogólnikiem.

Informacja zwrotna, to nie ogólnik pt. „Fajnie”, „całkiem dobrze”, „nawet jakoś”. Informacja zwrotna to informacja, która powinna opierać się tylko o konkretne fakty – co było zrobione / powiedziane poprawnie, a co wymagałoby poprawy. W innym przypadku nie wiemy, co można by było zrobić lepiej czy inaczej lub nad czym popracować w przyszłości. Opisz co, dlaczego i jak konkretnie to powinno według Ciebie wyglądać lub funkcjonować.

Lekcja #3: Konkretna komunikacja to klucz.

Kiedy komunikujemy się z innymi, musimy pamiętać, że druga osoba nie myśli tak samo jak my, nie ma naszej wiedzy i doświadczenia. Nawet jeśli coś wydaje się nam oczywiste, warto upewnić się, że jest zrozumiane przez drugą stronę oraz w jaki sposób. Komunikuj też oczekiwania najkonkretniej, jak tylko umiesz. Jako ludzie nie mamy umiejętności czytania w myślach, dlatego zadbaj o to, żeby druga strona wiedziała, czego Ty chcesz. 😉

Lekcja bonusowa.

Pisz notatki (jak najbardziej konkretne) od razu po rozmowie, bo później możesz nie pamiętać 😉

Na zakończenie mogę tylko powiedzieć, że powyższe lekcje były dla mnie cenne z perspektywy kolejnych procesów rekrutacji. Nauczyłam się pisać bardziej sprecyzowane informacje zwrotne. Dzięki temu rekruterzy mieli świadomość, o jakie ewaluacje proszę. A kandydaci otrzymywali informacje zwrotne oparte o fakty. Przez to, że później już bardziej dbałam o szczegóły w komunikacji, mam na koncie zatrudnienie osób, które po uzyskaniu konkretów, doszkoliły się z wybranych obszarów i dołączyły do szeregów organizacji, wzbogacone też o nową wiedzę z całego procesu. 

A na koniec wpisu, życzę sobie i Tobie jak najlepszej komunikacji! 🙂