Jak podchodzisz do nowych zadań i przedsięwzięć? Pełny/-a entuzjazmu i chęci do działania czy z ostrożnością i poczuciem niepewności? Każdy z nas kiedyś od czegoś zaczyna — nauka chodzenia, nauka mówienia, prowadzenia samochodu. Ile razy popełniłeś/-aś błąd? Ile razy nie udało się? Ile razy odczuwałeś/-aś satysfakcję z małego czy większego sukcesu, że w końcu jakaś umiejętność jest opanowana?

Optymistyczny działacz czy niepewny analityk?

Ten moment, kiedy zaczynasz zdobywać coraz więcej umiejętności w różnych dziedzinach, może przynieść dużo pewności, ale też i niepewności. To, co umiem i wiem, pomogło w zdobyciu pracy, nawiązaniu wartościowych relacji, podpisaniu ważnego kontraktu.

Po drugiej stronie mogą pojawić się jednak pytania — czy to, co umiem, ma wartość? Czy jest jeszcze coś dalej? Czego mogę się jeszcze nauczyć ? Czy coś przegapiam?

Jestem ciekawa, jak Ty podchodzisz do nowych wyzwań, które trzeba podejmować. Pytam Cię i piszę ten wpis dziś, ponieważ od jakiegoś czasu sama zaczęłam zastanawiać się, w jaki sposób podchodzę do zadań.

Doszłam do wniosku, że jestem z tych bardziej niepewnych i wątpiących w siebie, co często powstrzymuje mnie przed jakimś działaniem i czuję się zablokowana, bo nie wiem, jak zacząć.

Natomiast widzę, że grupa osób bardziej optymistycznych może i podchodzi z większym entuzjazmem, jednak często ich entuzjazm potrafi być zwodniczy, ponieważ w trakcie rozpoczęcia przedsięwzięcia okazuje się, że tylu spraw nie przemyśleli.

W takim razie jak można sobie poradzić, będąc optymistycznym działaczem, czy niepewnym analitykiem? Tym, co mi pomaga, podzielę się w dalszej części wpisu. Najpierw zacznijmy od tego, jakie ryzyko może przynieść nieprzygotowanie się w ogóle lub zaniechanie działań.

Krzywa bólu

Moim ulubionym wykresem, który ma zastosowanie do wielu zawodowych (i życiowych) sytuacji jest krzywa bólu. Uważam tak, ponieważ pięknie obrazuje podejście dotyczące przygotowania się do projektu.

(Obrazek pochodzi ze strony: https://www.wnp.pl/wiadomosci/mozliwosci-projektowego-zarzadzania-pracami-poszukiwawczymi-w-gornictwie-naftowym,-5808.html )

Jak interpretować obrazek?

Zacznijmy od krzywej B, która mówi nam, że podeszliśmy bez głębszej koncepcji na to, jak chcemy podejść do zadania. W jaki sposób je zrealizować. Ile zasobów i jakich potrzebujemy. Wszystko jest balansowaniem pomiędzy „jakoś to będzie”, a „nie wiem”.

I mimo tego, że próg wejścia jest niezwykle prosty, a w pewnym momencie może wydać się ciekawy, o tyle bywa zwodniczy. Z każdym krokiem może robić się coraz trudniej, aż do momentu, gdy stwierdzamy, że nas na coś nie stać. Nie mamy na to czasu. Za dużo ludzi jest zaangażowanych — tracimy czas, pieniądze i własną energię.

Krzywa A natomiast wydaje się trochę trudniejsza, przynajmniej na początku. W niektórych przypadkach może wręcz blokować przed działaniem. W końcu jest tyle rzeczy do zorganizowania, przeanalizowania, zrobienia. Co robić, co robić?

Natomiast, jak widać lepsze przygotowanie nadal, ogólnie rzecz biorąc, boli nas trochę mniej w ogólnym rozrachunku. Ponieważ przynajmniej wiemy mniej więcej, czego nam potrzeba lub może być nam potrzebne do realizacji zadania.

W przypadku kiedy okaże się, że wszystkiego jest za dużo, przynajmniej już we wczesnej fazie, możemy odpowiedzieć sobie, czy będziemy podejmować się przedsięwzięcia, czy będziemy potrzebować wsparcia w przedsięwzięciu lub zrealizujemy przedsięwzięcie, ale w ograniczonym terminie czy budżecie. Jest to nasza oszczędność — czasu, pieniędzy i energii.

Jak sobie pomóc?

Przedstawię bardzo proste narzędzia z osobistych doświadczeń. Przede wszystkim każde zadanie powinno mieć mierzalny i realny cel, np. za rok chcę mieć stanowisko starszego specjalisty w swojej organizacji.

Przedsięwzięcia indywidualne

Kiedy wiem, że to jest przedsięwzięcie indywidualne, dzielę je na mniejsze części, a bardziej fazy. Co w etapie I, co w II, III itd. Jakie zadania muszę zrealizować, z kim skonsultować, nad czym poćwiczyć, aby zrealizować swój cel. Każda faza powinna kończyć się jakimś mikro celem i zawierać zadania, które chcę realizować, aby go osiągnąć.

Przedsięwzięcia zespołowe jednorazowe

W przypadku realizacji celu całkowicie zespołowego, który opiera się na realizacji pojedynczego przedsięwzięcia (np. organizacja integracji zespołowej), przydaje się tablica z rozpisanymi zadaniami z dopisaniem, kto, za jaką część odpowiada. Już wielokrotnie usprawniało to pracę i komunikację zespołów, w których pracowałam. Dzięki temu każdy mógł podejrzeć, za jaką część odpowiada i omówić, co robimy dalej w kolejnych częściach projektu.

Przedsięwzięcia zespołowe ciągłe

W przypadku procesów ciągłych, w których występuje co najmniej kilka osób, bardzo sprawdza mi się model RACI. Jest to model, który wskazuje na różne odpowiedzialności w procesie. Model RACI pochodzi od pierwszych liter angielskich słów R – Responsible, A – Accountable, C – Consulted, I – Informed.

Mogel RACI ciężko by przetłumaczyć na język polski, ponieważ słowo Responsible i Accountable tłumaczy się jako „Odpowiedzialny”. Natomiast w angielskim widać znaczną różnicę pomiędzy tymi odpowiedzialnościami.

R – Responsible — to rola, która polega na wzięciu bezpośredniej odpowiedzialności za wykonanie zadania np. zadzwonienie do kogoś, napisanie umowy, umówienie spotkania, podpisanie dokumentów.

A – Accountable — to rola, której odpowiedzialność polega na tym, że coś się w ogóle wydarzy (zostanie ukończone) i/lub weźmie odpowiedzialność jeśli rzeczy pójdą źle, albo nie pójdą wcale. Osoba z tą odpowiedzialnością nie musi wykonywać zadania, ale bierze odpowiedzialność za to, żeby rzeczy wydarzały się w projekcie.

C – Consulted — to rola, która dostarcza nam wiedzy na poziomie specjalistycznym w trakcie trwania projektu lub przed ukończeniem i oddaniem projektu można poprosić osoby z tą rolą o sprawdzenie, czy nasza praca zgadza się on ze standardami niezbędnymi do wykonania procesu.

I – Informed —  to rola, która przede wszystkim musi zostać poinformowana np. o postępach prac czy wyniku procesu. Najczęściej nie jest zaangażowana w realizację tego procesu.

Model ten już nie raz pomógł mi w zrozumieniu, kto odpowiada za którą część procesu. Co wpłynęło na usprawnienie współpracy i przepływu informacji.

Na zakończenie…

Niezależnie od tego, jaki masz stosunek do podejmowania się przedsięwzięć, czy bardziej entuzjastyczny, czy ostrożny, zastanów się, jaki jest schemat Twojego podejścia. Co staje się dla Ciebie największym wyzwaniem, a co Ci się sprawdza?

Możesz sobie pomóc poprzez analizę tego, co jest do zrobienia, gdzie, jak i na kiedy. W ten sposób być może poczujesz się pewniej w odpowiedzi czy chcesz podjąć się danego zadania, czy lepiej zrezygnować z niego. Czy potrzebne będzie wsparcie i na czym miałoby polegać? 

Możesz też skorzystać z moich wskazówek, które wielokrotnie pomogły mi w realizacji przedsięwzięć indywidualnych, zespołowych jednorazowych i zespołowych ciągłych. Mam nadzieję, że znajdziesz w nich inspirację lub przynajmniej znajdziesz swoje metody, którymi, być może będziesz chciał/-a się podzielić w komentarzu pod wpisem. 😉