Dziś trochę z innej perspektywy o organizowaniu przedsięwzięć. Znasz zjawisko rozproszonej odpowiedzialności? Taki moment, w którym coś się dzieje, jednak nikt nie reaguje? Kto tak naprawdę powinien zareagować? Kiedy i dlaczego akurat ta osoba? Dlaczego nikt nic nie robi? Dlaczego każdy myśli, o tym, że ktokolwiek inny się tym zajmie?
Rozproszona odpowiedzialność
Rozproszona odpowiedzialność to koncepcja, w której im więcej osób obserwuje krytyczne zdarzenie, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że ktokolwiek zareaguje czy też udzieli pomocy. To efekt, w którym indywidualna odpowiedzialność rozprasza się w tłumie świadków.
O ile nie znam konkretnych wyników badań dotyczących różnych innych zdarzeń w kontekście rozproszonej odpowiedzialności, o tyle często zauważam rozproszenie odpowiedzialności w organizacjach.
Zdarza się, że inicjatywy rodzące się z pasji czy frustracji szybko tracą impet lub umierają śmiercią naturalną.
Dlaczego tak się dzieje?
Istnieje mnóstwo powodów, lecz często dostrzegam jeden główny — brak osoby, która jest właścicielem danego tematu lub procesu.
Motywacja, a właściciel tematu (procesu)
Ostatnio natrafiłam na ciekawą książkę o motywacji pt. 'Payoff’ autorstwa Dana Ariely’ego, eksperta w psychologii i ekonomii behawioralnej.
Wskazuje on, że potrzeba wpływu na otoczenie jest tak wielka, że wartość pracy, którą wkładamy, jest przez nas wartościowana pięciokrotnie wyżej niż przez obserwatora z zewnątrz. Nawet po śmierci pragniemy wpływać na bliski nam świat, który zostawiamy, na przykład przez zapisy i warunki testamentu.
Wspomniane wcześniej zjawiska mówią o tym, że jeśli się zaangażujemy i włożymy wysiłek, to stajemy się silniej związani z daną rzeczą i wykazujemy większą motywację, aby coś osiągnąć (nawet po śmierci!).
Dlaczego więc tak ważna jest rola właściciela procesu?
Właściciel procesu ma znaczącą rolę w zarządzaniu i realizacji procesu. Według Wikipedii* celem tej roli jest skupienie odpowiedzialności za planowanie i przebieg procesu w rękach jednej osoby.
Ustanowienie osoby odpowiedzialnej za proces inicjacji, organizacji i realizacji przedsięwzięć jest kluczowe dla ich pomyślnego osiągnięcia. Osoba ta określa cel, która daje wyobrażenie tego, co ma być na końcu.
Oprócz tego ustala definicję ukończenia procesu (osiągnięcia celu) oraz wskaźniki mierzące stopień realizacji tego celu w konkretnym kontekście.
Właściciel procesu odpowiada również za zrozumienie potrzeb uczestników, określenie wymaganych zasobów do osiągnięcia celu oraz zapewnienie płynności komunikacji, szczególnie jeśli w procesie uczestniczy więcej niż jedna osoba.
Najważniejsze jest jednak to, że ta osoba jest wyznaczona z imienia i nazwiska, co oznacza, że ktoś konkretny jest odpowiedzialny za realizację tego procesu czy tematu.
Jest to kluczowe, ponieważ występuje większe prawdopodobieństwo zaangażowania się w daną sprawę i doprowadzenie jej do końca.
Co jeśli nie ma osoby odpowiedzialnej?
Zazwyczaj, jeśli nie ma wyznaczonej osoby odpowiedzialnej, zaczyna działać efekt rozproszonej odpowiedzialności.
Może to przejawiać się w niezrealizowanym oczekiwaniu, że ktoś inny coś zrobi. Frustracji wynikającej z utknięcia z tematem, a potrzebą jego realizacji. Braku komunikacji między ludźmi, a w dłuższej perspektywie może to skutkować występowaniem konfliktów, spadkiem motywacji, a w końcu porzuceniem pomysłu. I tak w kółko aż do kolejnego momentu, w którym narodzi się kolejna inicjatywa.
Na zakończenie
Jeśli miałabym podpowiedzieć coś w organizowaniu przedsięwzięć, to zdecydowanie lepiej jest wyznaczyć osobę odpowiedzialną za proces, by łatwiej było realizować cele.
Krzywa bólu, którą prezentowałam w ostatnim wpisie, lubię ze względu na graficzną postać problemów występujących bez planowania.
Tym razem chciałabym się podzielić formą tekstową, do której często wracam. Choć nie znam autora tego wierszyka, podobnie jak w przypadku krzywej bólu, ten tekst jest jednym z moich ulubionych. Przypomina, że każdy może być tym „ktosiem”, kto wchodzi w posiadanie odpowiedzialności, by coś osiągnąć. Pytanie tylko, kto to ma być i za co odpowiadać.
Każdy, Ktoś, Ktokolwiek i Nikt.
„Były sobie cztery osoby: Każdy, Ktoś, Ktokolwiek i Nikt.
Trzeba było wykonać bardzo ważną pracę i Każdy został o to poproszony.
Każdy był pewien, że Ktoś to zrobi. Ktokolwiek mógł to zrobić, ale Nikt tego nie zrobił.
Ktoś zezłościł się z tego powodu, ponieważ było to powinnością Każdego.
Każdy myślał, że Ktokolwiek mógł to zrobić, ale żadnemu z nich nie przyszło do głowy, że Nikt tego nie zrobił.
Skończyło się na tym, że Każdy obwiniał Kogoś za to, że Nikt nie zrobił tego, co mógł zrobić Ktokolwiek.”