Na temat kosztów nieudanych procesów rekrutacyjnych napisano już wiele, łącznie z uwzględnieniem kalkulacji (często dużych) konkretnych kwot. Jednak jakość procesu rekrutacji w organizacjach nadal jest dość mocno zróżnicowana. Można odnieść wrażenie, że nie przykłada się odpowiedniej uwagi do kosztów rekrutacji, które potrafią być naprawdę bardzo wysokie. Dlaczego tak się dzieje?
Dlaczego wciąż spotykamy się z rekrutacjami, których „koszty” są widoczne, ale najczęściej dopiero w postaci mało przychylnych komentarzy na popularnych portalach służących do oceny kultury pracy i procesów w firmach? Gdzie są koszty, których „nie widać”? I dlaczego dotykają one wszystkich (organizacje, rekruterów i kandydatów)?
*Ten artykuł to kontynuacja pierwszej części wraz z wnioskami. Podejmuję się w tej części opisu kosztów również po zatrudnieniu oraz ich wpływu na uczestników rekrutacji.
Różne koszty uczestników rekrutacji
Jak już wspomniałam w pierwszej części artykułu, koszty rekrutacyjne są dość złożone na każdym z etapów rekrutacji i często niewidoczne na pierwszy rzut oka. Pisałam jednak wcześniej o tym, co przed procesem. Co dzieje się w momencie, kiedy już zatrudnimy kandydata w organizacji? Jakie są potencjalne koszty rekrutacji? A jakie są koszty dla pozostałych uczestników? W tej części przyglądamy się temu bliżej.
Koszty organizacji
- Finanse
Wspomniałam już o nakładach pieniężnych związanych z pracą zespołu rekrutacyjnego, specjalisty ds. RODO, czy prawnika. Natomiast rozpoczynając współpracę z nowym pracownikiem, pojawiają się kwestie rozliczeniowe, które wymagają pewnych umiejętności podatkowo-finansowych. Najczęściej w takich przypadkach korzystamy z pomocy księgowości specjalizującej się w obsłudze kadr dla pracowników i zleceniobiorców.
Dodatkowo niektóre organizacje muszą dostarczyć współpracownikowi odpowiedni sprzęt czy płatną licencję. Czasem decydują się na przygotowanie paczki powitalnej dla nowej osoby, za którą również trzeba zapłacić. Jeśli to okres świąteczny, to być może są premie lub prezenty, które wypadałoby, żeby taki pracownik otrzymał tak, jak pozostała część załogi. Oczywiście w tym wszystkim należy uwzględnić regularne wynagrodzenie, które w zależności od stanowiska będzie dość znaczące.
- Produktywność
Niewłaściwy proces rekrutacyjny może negatywnie wpłynąć na produktywność zespołu, a nawet całych działów czy organizacji. Jeśli na przykład dostrzeżemy zbyt późno, że potrzebujemy dodatkowej osoby, to praca może zostać opóźniona. Może to uniemożliwić pewne kluczowe działania, które są istotne z perspektywy klientów firmy czy jej przyszłych inwestycji. Co potencjalnie niesie ryzyko utraty dochodu.
Jeśli istnieje przestój w zapełnieniu istotnego wakatu, to może to znacząco wpłynąć na pracę zespołu, który będzie zbyt obciążony. Taka sytuacja może zmusić poszczególne osoby do wyrabiania nadgodzin, które generują, dodatkowe koszty finansowe.
Obciążenie pracą może też wpłynąć negatywnie na morale i relacje zespołowe, obniżając samopoczucie i stan zdrowia pracowników. W dłuższej perspektywie takie długotrwałe stany przeciążenia mogą skończyć się wypaleniem zawodowym, długotrwałym urlopem czy okresami na zwolnieniu lekarskim, na które składają się wszyscy, którzy są objęci tym systemem.
- Wdrożenia i szkolenia
Nowego pracownika/nową pracownicę należy wdrożyć. Przynajmniej do takiego stopnia, w którym będzie czuł/-a, że może wykonywać swoją pracę samodzielnie, a my będziemy widzieć efekty tej pracy. Aby to osiągnąć, ktoś powinien poświęcić czas i zająć się wdrożeniem tej osoby. Może to być osoba z większym stażem pracy, a więc i wyższym wynagrodzeniem od nowoprzyjętego. Wdrożenie zatem będzie kosztować nie tylko czas i wynagrodzenie nowego pracownika, ale też tego doświadczonego. A co, jeśli doświadczony pracownik też będzie musiał zatrzymać tymczasowo pracę przy swoich obowiązkach lub ją spowolnić na rzecz szkolenia kogoś innego? To także może opóźnić pewne działania.
Pracownik lepiej wdrożony, zazwyczaj oznacza koszt pracy jeszcze jednej lub kilku dodatkowych osób w organizacji. Pracownik gorzej wdrożony nie będzie miał możliwości osiągnięcia efektywności szybciej lub w ogóle osiągnięcia jej w pełni (Piszę to na wypadek, gdybyśmy czasami wpadli na pomysł braku szkoleń i ograniczania kosztów, co nie jest najlepszym pomysłem. Wtedy mogą się pojawić jeszcze większe, tylko później 😉). Niezależnie, którą ścieżkę obierzemy, konsekwencje i tak w jakimś stopniu kosztowym się pojawią.
Co, jeśli nie udaje się nam zatrzymać pracowników i wciąż musimy przeprowadzać procesy wdrożenia? Cóż, wtedy koszty będą rosły z każdym kolejnym pracownikiem. Poziom kosztów będzie rósł proporcjonalnie do tego obszaru lub obszarów, który jest naszą mniej przygotowaną stroną.
- Morale
Co się dzieje, gdy pracownicy wiedzą, że kolejne osoby odchodzą? Szczególnie odchodzą nowo zatrudnieni lub Ci najbardziej wykwalifikowani czy z długim stażem w tej firmie. Prawdopodobnie zastanawiają się, dlaczego tak się dzieje? Indywidualne osoby zaczynają wątpić czy pracują w dobrym miejscu, jak i w to czy organizacja potrafi utrzymać pracowników oraz o nich zadbać. To może prowadzić do poczucia niepokoju i braku pełnej koncentracji, co przełoży się na efektywność. Spadek efektywności z kolei, doprowadzi do większej ilość błędów (które później należy naprawić), mniejszej chęci do podejmowania zadań kreatywnych (co ogranicza innowacyjność) oraz zmniejszonego zaangażowania w pracę (co może przełożyć się na to, że nie będą wykorzystywane szanse, które się pojawiają).
Koszty dla rekruterów lub zespołu zatrudniającego
- Czas, zaangażowanie i motywacja
Rekruterzy w większości czas pracy poświęcają na zbieraniu wymagań stanowiskowych, tworzeniu i publikacji ogłoszeń, czytaniu aplikacji kandydatów, rozmawianiu z nimi, dokonywaniu ewaluacji, udzielaniu rekomendacji oraz informacji zwrotnych o wynikach stronom zatrudniającym i zatrudnianym.
Co jeśli wymagania są źle sprecyzowane lub nieokreślone i tak naprawdę nie wiemy kogo szukamy? Albo okazuje się, że po wielu rozmowach żaden z kandydatów nie spełnia potrzeb i wymagań organizacji, bo nie były one wcześniej prawidłowo zakomunikowane? Co jeśli kolejna osoba, która została zatrudniona, nie przedłuża umowy po okresie próbnym, ponieważ jej oczekiwania wobec stanowiska były inne niż w rzeczywistości?
Powiem zupełnie szczerze — w takich momentach odczuwa się bezsilność i często walczy z brakiem motywacji do kolejnych rekrutacji, szczególnie jeśli sytuacje zdarzają się nagminnie.
- Reputacja
Jeśli proces rekrutacji jest prowadzony nieudolnie — nie ma informacji zwrotnej lub jej jakość jest niska, wszystko jest opóźnione, brakuje konsekwencji, rozmowy są nieprzygotowane — może to wpłynąć na negatywne postrzeganie danej osoby lub organizacji z perspektywy kandydatów, w obszarze kompetencji prowadzonych procesów, a nawet funkcjonowania całej firmy. Co gorsza, dany kandydat może podzielić się swoją (powiedzmy nieprzychylną) opinią na rynku pracy. To z kolei prawdopodobnie spowoduje, że nie przyciągniemy do siebie odpowiednich osób z kompetencjami, talentami, czy wartościami, które cenimy. W rezultacie nie będziemy mogli rozwijać organizacji tak, jakbyśmy sobie tego życzyli.
Koszty dla kandydatów
- Czas i energia
Kandydaci poświęcają czas na przygotowanie swoich dokumentów aplikacyjnych, uzupełnianie profili w wewnętrznych systemach (często wymagających posiadania kont, logowania się i odpowiadania wielokrotnie na ten sam lub podobny zestaw pytań). Spędzają czas na przeszukiwaniu ofert pracy, szukaniu informacji o firmie, a nawet potencjalnych współpracownikach. W niektórych procesach muszą, przygotować zadania lub odświeżyć wiedzę (jeśli jest to wymagane). Jak może czuć się osoba, który poświęciła dziesiątki godzin na przygotowanie, a zostaje potraktowana bez odpowiedniej uwagi, zrozumienia lub bez kontaktu? Uważam, że najodpowiedniejszym określeniem dla takiej sytuacji jest — frustracja.
- Samopoczucie
Jeśli już po raz dziesiąty ktoś nie odpisuje, może to wywołać poczucie irytacji. Również wtedy, kiedy nie ma żadnej wartościowej informacji zwrotnej lub jest taka, co do której ma się wrażenie, jakby pomieszano kandydatów. Często w takich momentach zaczynają się pojawiać myśli, czy problem tkwi w „systemie” czy we mnie. Długotrwałe przeżywanie frustracji, rozgoryczenia, zawodu i smutku, może doprowadzić do tego, że rozmowy kwalifikacyjne staną się traumatycznym przeżyciem lub wpłyną na poczucie własnej wartości. Jak wiele razy można usłyszeć: „nie lubię szukać pracy”, albo „rekrutacja jest najgorszym etapem szukania pracy”. Naprawdę przykro się tego słucha.
- Utrata potencjału i możliwości
Nie chcę się zbytnio rozwodzić nad wartością informacji zwrotnej, ale szczególnie w rekrutacji jest ona niezwykle istotna. Jeśli kandydaci nie wiedzą, dlaczego nie zostali przyjęci, mogą długo zastanawiać się, o co w tym wszystkim chodzi (a może chodzić o naprawdę różne rzeczy). Takie sytuacje, traktujemy osobiście, zwłaszcza gdy powtarzają się przez dłuższy czas.
Brak komunikacji, opóźniona informacja lub niska jakość przekazywanych informacji, może sprawić, że przyjmiemy ofertę innej firmy (nawet jeśli jest mniej atrakcyjna), tylko dlatego, że ktoś skontaktował się z nami szybciej, miał lepszy system komunikacji lub wniósł większą wartość w całym procesie, bo poczuliśmy się bardziej widziani, rozumiani czy docenieni.
Zarówno organizacja, w której rekrutacja nie jest dobrze przygotowana, może stracić potencjalnie bardzo dobrego pracownika, jak i kandydaci być może utracą swoje potencjalne możliwości — finansowe, rozwojowe, benefitowe, jak i nawiązania interesujących znajomości z osobami o podobnych wartościach lub zainteresowaniach.
Działa to jednak w dwie strony. Jeśli kandydat nie zgłasza nikomu z organizacji, że rezygnuje, nie przyjdzie na rozmowę, to sprawia, że wpływa na pracę innych. Poświęcane są później kolejne minuty, a nawet godziny na próby wyjaśnienia sytuacji, czas poświęcony na telefony, mailingi, odwoływanie spotkań, informowanie zespołu rekrutacyjnego.
Kandydat/-ka nie przygotowując się w ogóle do rekrutacji i nie robiąc tego uważnie, szkodzi też sobie, bo być może jakaś interesująca okazja przeszła jemu/jej koło nosa, tylko dlatego, że nie poświęcił/-a temu zbytniej uwagi.
Na zakończenie…
Dlaczego tak naprawdę napisałam tyle tekstu (a sądzę, że nie jest to jedyny taki tekst), a mimo to my nadal nie dostrzegamy i nie zdajemy sobie sprawy z tych często znaczących konsekwencji finansowych?
Uważam, że wynika to (jest to moja subiektywna opinia) z faktu, że nie mamy codziennego wglądu w pracę innych osób. Często nie widzimy, ile rekruterzy poświęcają czasu na przygotowanie ogłoszenia, przeglądanie CV czy rozmowy z kandydatami — zauważamy tylko efekt końcowy (gotowe ogłoszenie czy zarekomendowanych kandydatów). Nie jesteśmy świadomi, ile czasu kandydaci poświęcili czasu na poszukiwanie pracy i udział w procesach rekrutacyjnych. Nie możemy dokładnie określić, potrzeb organizacji nie będąc jej członkiem, ani tego, ile czasu organizacje spędziły na przygotowaniu odpowiedniego procesu (bo ogłoszenie, na które kandydaci ślą swoją aplikację, jest zazwyczaj efektem wszelkich przygotowań do procesu rekrutacji).
Nasze punkty odniesienia nie sięgają we wszystkich kierunkach, dlatego tak ważne jest próbowanie zrozumienia całości z różnych perspektyw, aby wziąć sobie te rekrutacje do serca. 😉
Uważam, że w słabo przygotowanych procesach lub braku odpowiedniego przygotowania, każda strona traci. To, co opisałam, to jedynie pewien fragment. Co się stanie, jeśli nabory są cykliczne lub potrzebujemy zbudować zespół, lub osób z bardzo specjalistycznymi kompetencjami? Jak możemy przyciągnąć interesujące nas osoby, biorąc pod uwagę tylko dwa elementy kosztowe zatrudniania — ogłoszenie i wynagrodzenie potencjalnego współpracownika? Czy istnieje inny sposób patrzenia na procesy rekrutacyjne niż tylko „przejdźmy przez to jakoś”?
Wchodząc w buty każdej z osób, chcę zapytać je z osobna o refleksję.
- Kandydacie/-tko, czego byś oczekiwał od procesu rekrutacji? Jak to komunikujesz? Jak się przygotowujesz do procesów rekrutacji? Jak często się frustrujesz lub czujesz satysfakcję z rekrutacji?
- Rekruterze/-tko, jak często odczuwasz satysfakcję ze swojej pracy? Czy widzisz w niej sens i ciekawość? Co Cię najbardziej irytuje? Co jest najbardziej satysfakcjonujące?
- Menedżerze/-ko, jak często zastanawiasz się nad kosztami rekrutacji, znajdowaniem właściwych ludzi we właściwym czasie i budowaniem fantastycznego zespołu? Kiedy udaje się to wszystko zgrać? A kiedy nie?
Powinniśmy pamiętać, że perspektywa tych kosztów będzie wyglądać inaczej dla każdej strony. Ich wysokość będzie uzależniona od stopnia przygotowania procesu, kompetencji ludzi, wynagrodzeń poszczególnych osób, długości szkoleń, jakości kandydatów na rynku i tak dalej. Każdy z nas ma w tym wszystkim swoje zadanie do wykonania — zróbmy je dobrze 😉
Pamiętasz nasze ćwiczenie z pierwszej części? Chciałabym Ci dziś zaproponować drugie, choć może bardziej kontynuację tego, z pierwszej części. Jeśli masz możliwość, to rozejrzyj się i porównaj dane z badań, raportów i analiz branżowych (możesz wziąć pod uwagę swoje kalkulacje z poprzedniego ćwiczenia) i spójrz, na jakim poziomie szacuje się koszt rekrutacji na jakieś konkretne stanowisko np. Twoje obecne. 😉 Dużo? Mało? To zależy?
Jestem ciekawa, do jakich dojdziesz wniosków. 😉