Książkowa definicja analizy stanowiska pracy brzmi mniej więcej w taki sposób – analiza stanowiska pracy to systematyczne badanie i rejestrowanie odpowiedzialności, obowiązków, umiejętności, kompetencji, środowiska pracy i wymaganych na konkretnym stanowisku. A co to oznacza w praktyce?

Od początku, czyli od celu

Przyjmując zasadę, że największą efektywność przynoszą nam działania, które mają nas przybliżyć do wcześniej określonego celu, można pokusić się, że wystarczy określić wyłącznie cel. Dodatkowo zaplanujemy, co trzeba zrobić (jakie działania podjąć), żeby ten cel osiągnąć i już.

W rekrutacji IT brzmiałoby to wtedy mniej więcej tak: „Zatrudnijmy programistę!”. A idąc według ustalania celów zgodnie z zasadą SMART, czyli

• S – czyli Sprecyzowany
• M – czyli Mierzalny
• A – czyli Atrakcyjny
• R – czyli Realistyczny
• T – czyli Terminowy

…byłoby to ujęte mniej więcej w taki sposób – „S – Zatrudnijmy programistę! M – Dobrze, żeby było tak ze trzech, ale jeden na razie wystarczy. A+R – Ma umieć backend, frontend i angielski. T – Na kiedy? Najlepiej to, na już”.

Oczywiście powyższy przykład z prawidłowym określaniem celu zgodnych z zasadą SMART w rzeczywistości, nie ma za wiele wspólnego. Choć tak sprecyzowane cele rekrutacyjne widziałam lub słyszałam w życiu zawodowym już trochę 🙂

Myślę, że i w samym procesie definiowania celów możemy się nieźle zaplątać. Koniec końców, czy celem jest zatrudnienie programisty X do projektu Y? Czy jednak celem jest wartość biznesowa, którą uzyskamy, zatrudniając programistę X, do projektu Y? 🤔

Słuchałam jakiś czas temu podcastu, dotyczącego rozpoczynania różnych procesów i organizacji projektów w firmach. Jedna z uczestniczek opowiadała o swoim doświadczeniu w tym temacie. Powiedziała, że rozpoczynając pracę nad wdrożeniem jakiegoś procesu, zadaje jedno pytanie osobom odpowiedzialnym za przedsięwzięcie – „co ma być na końcu?”.

Uważam, że powyższe pytanie jest fundamentalne z perspektywy rozpoczynania czegokolwiek. Mówiąc inaczej należy się zastanowić – co ma być skutkiem projektu / działania / planu / procesu / wstawswojeprzykłady?

Cel – powinien być ustalony już od początku planowania przedsięwzięcia. A przytoczone pytanie o skutek, może być świetnym uzupełnieniem. Pytania pomocnicze, które możemy sobie zadać:

• Po co chcę zatrudnić tę osobę?
• Co jest moim celem w tej rekrutacji?
• Jakie korzyści osiągnę poprzez zatrudnienie tej osoby?
• Jakie będą konsekwencje, gdy zatrudnię tę osobę?

Zadawanie sobie takich pytań pomocniczych pozwoli nam na zdefiniowanie, czy naprawdę potrzebujemy tej osoby, czy to kwestia reorganizacji – stanowiska, roli, odpowiedzialności, zakresu obowiązków?

Rekruter, jako analityk

Kiedy rozpoczynałam pracę, jako rekruter, raczej nikt nie przedstawiał mi podobieństw ról rekrutera i analityka.

Jestem zwolenniczką planowania i refleksji nad tym, na czym nam zależy w realizacji projektu. Po kilku latach praktyki w rekrutacji mogę przyznać, że widzę wiele podobieństw między pracą rekrutera a pracą analityka. Uważam, że analiza stanowiska pracy jest jednym z istotniejszych elementów pracy przy tworzeniu i realizacji procesów rekrutacyjnych.

Dlaczego? M.in. dlatego, że odpowiednie przygotowanie do procesu rekrutacji i zdefiniowanie oczekiwań, pomoże nam w dopasowaniu odpowiedniej osoby na stanowisko.

Analityk zbiera dane i bada to, co jest mu aktualnie potrzebne do dobrego oszacowania, przygotowania projektu i jego późniejszej realizacji. Na etapie definiowania kogo szukamy rekruter działa podobnie tj. zbiera dane potrzebne mu do zrealizowania rekrutacji – czas, miejsce, potrzeby, wymagania, uczestników, koszty, zasoby itd.

Rekruter bada profil stanowiska pod względem wyboru przyszłego kandydata. Robi to głównie z Hiring Managerem (czyli osobą zgłaszającą zapotrzebowanie na dane stanowisko), ale nie tylko. Dodatkowo może analizować również oczekiwania i profil stanowiska w rozmowach z przyszłym zespołem lub grupą osób, z którymi będzie ta osoba pracować. Można stworzyć tzw. grupę roboczą, definiującą stanowisko. Warto uwzględnić w badaniu również aspekt kultury organizacyjnej, czy środowisko, specyficznego dla tej organizacji / branży / charakteru pracy.

W przypadku rekrutera równie istotnym jest oszacowanie ram danego stanowiska, o czym wcześniej wspomniałam. Mam na myśli to, że przy analizie stanowiska pracy potrzeba określać jego zakres. Aby to zrobić, należy zadać sobie i innym odpowiednie pytania. O tym w dalszej części wpisu.

Czym jest analiza stanowiska?

Większość analiz opiera się na zadawaniu odpowiednich pytań, umiejętność obserwacji, badania potrzeb i wyciągnięcia konkretnych wniosków. Analiza stanowiska pracy, to badanie stanowiska pracy, na które chcemy zatrudnić daną osobę, uwzględniając środowisko organizacji. Kluczowym elementem takiego badania jest odpowiednie sformułowanie i zadanie pytań odpowiednim osobom.

Przykładowe pytania pomocnicze, które można zadać, przygotowując się do rekrutacji to:

• Jakie są oczekiwania wobec osoby na tym stanowisku?
• Jaki jest zestaw obowiązków na tym stanowisku?
• Jakie kompetencje są wymagane na tym stanowisku, do wypełnienia zestawu określonych obowiązków?
• Czy jest to stanowisko samodzielnie, czy zespołowe?
• Jeśli zespołowe, to w jakim zespole? Jak zespół widzi to stanowisko?
• Od kiedy potrzebuję osoby na tym stanowisku?
• Ile jestem skłonna/-y zapłacić komuś na tym stanowisku?
• Jakie są stawki rynku pracy na podobnych stanowiskach?
• Jakie benefity przysługują osobie na tym stanowisku?

To nie jest skończona lista pytań. Może być ich oczywiście znacznie więcej. Ważne, aby pytania były ukierunkowane na obrany przez nas cel. Istotne są też zadania, które trzeba wykonać, aby ten cel mógł zostać zrealizowany. Naturalnie im więcej pytań sobie zadamy przygotowując się do rekrutacji, tym lepiej przygotowani będziemy.

Na pytania dotyczące pozycji powinien odpowiadać, przede wszystkim Hiring Manager. Jednak istotna jest też opinia potencjalnych współpracowników osoby, której będziemy szukać na analizowane stanowisko. Trzeba wybadać, jak oni wyobrażają sobie to stanowisko, w jaki sposób obowiązki tej osoby, będą wpływać na ich pracę itp. Stworzenie grupy roboczej, współpraca z członkami tej grupy, wspólne omawianie i konfrontowanie obserwacji na tym etapie, jest bardzo ważne.

Chodzi przede wszystkim o to, aby każda ze stron rozumiała cel rekrutacji – dlaczego zatrudniamy taką osobę (jaka potrzeba za tym stoi). Równie istotna jest wspólna zgoda co do wymagań wobec tego stanowiska tj. zakresu wykonywanych zadań i oczekiwanych kompetencji. Wynika to przede wszystkim z tego, że praca nowej osoby, będzie wpływać i zmieniać kształt obecnej struktury zespołu / organizacji. W zależności od organizacji elementem do określenia jest kwestia dopasowania do kultury firmy i wartości.

Po co analiza stanowiska?

Wracając właściwie do jednego z pierwszych pytań tytułowych – po co nam analiza stanowiska? Głównym celem przeprowadzenia całej analizy procesu rekrutacyjnego, jest stworzenie możliwie idealnego dopasowania między stanowiskiem pracy a przyszłym pracownikiem.

Co przez to rozumieć? Odpowiednia analiza stanowiska w rekrutacji pozwoli nam, na zrozumienie tego, jak zbudować odpowiednio profil potencjalnego kandydata. Jest to forma sprecyzowania wymagań, które będziemy mieć wobec przyszłego kandydata, na określonym stanowisku. Wcześniej uzgodnione wymagania, pozwolą też na określenie kryteriów, na podstawie których będziemy, dokonywać selekcji aplikujących.

Ujmując rzecz jeszcze prościej – cały proces analizy stanowiska pracy pomoże nam dookreślić, kto jest potrzebny na danym stanowisku. Idąc dalej – jaki ma być nasz idealny kandydat, jakie mamy wobec niego oczekiwania, co powinien spełnić i czym się kierować przy jego wyborze. A wszystko przy wsparciu odpowiednio przygotowanych pytań.

Cały proces ma na celu określenie, czego chcemy i kogo szukamy.

Kwintesencją całej analizy powinny być odpowiednio sformułowane zakresy wymagań i oczekiwań w postaci opisu stanowiska pracy. Opis stanowiska powinien być prosty oraz zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych osób. A przede wszystkim dla potencjalnych kandydatów, których chcemy zainteresować naszą ofertą pracy 🙂

Pod koniec procesu analizy, dobrze podsumować całość przedsięwzięcia z Hiring Managerem i wcześniej wspomnianą grupą roboczą. Wyjaśnić ostatnie kwestie. Jeśli potrzeba, wprowadzić odpowiednie poprawki. Stworzyć gotowy opis stanowiska, który będzie zawierał najważniejsze informacje z punktu widzenia kandydata.

Tutaj standardowo widzę w ogłoszeniach często ujęty zakres obowiązków, wymagania wobec kandydata, ofertę organizacji. Myślę, jednak, że można dodać coś od siebie 🙂 Opis firmy lub przyszłego zespołu. Jeśli to jakiś konkretny projekt, to opis projektu. W zależności od polityki firmy – widełki wynagrodzenia.

Sensem analizy stanowiska pracy jest m.in. to, aby z jednej strony realizować przemyślaną rekrutację wbudowaną w wewnętrzny system organizacji. Z drugiej, aby budować swój świadomy wizerunek na rynku pracy, jako pracodawcy i przyciągać odpowiednich kandydatów. 🙂